Den funktion Jerry företräder är inköp som är decentraliserade till verksamhetsnivå, driftomsätter ca 1 miljard kronor (både varor och tjänster), 150 000 leverantörsfakturor, med 5 000 leverantörer i leverantörsreskontran. Kommunen har 200 ramavtal, vilket visar på hur svårt det är att motivera till avtalstrohet.
Bakgrund till omstrukturering
Luleå Kommun ”malde” på med sitt teknikprojekt och höll på med e-handel. Vid en förstudie år 2005 fick en studerande på Luleå universitet , som gjorde sitt ex-jobb, uppdraget att gå till botten med en kartläggning av kommunens sätt att hantera inköpsfrågor. (Hon fick sedan fortsätta uppdraget med att som projektanställd gå till botten gå till botten med att undersöka kommunens inköpsprocesser.) Kommunala revisorer insåg efter resultatet att man behövde ta tag i inköpsfunktionen, under en revision 2007 framkom problem i kommunens handelsprocess.
”För oss som jobbar med det var det det bästa som kunde hända, vi som jobbade med upphandling fick ok, medan övriga 6 000 inköpare fick det inte.”
Huvudsakliga problem
- Problem främst i förvaltningarnas sätt att hantera sina inköp
- Uppföljningen måste utvecklas
- Det stod klart att kommunen har 25 årsanställda som springer och gör 60 000 hämtköp – trots fri hemkörning!
- Endast 65% av inköp görs hos ramavtalsleverantörer.
- Stor andel övrigt sortiment – det kommunen köpte från ramavtalsleverantörer var inte det upphandlade sortimentet utan annat! Till betydligt högre priser.
- Alla har rätt att gå och handla, inga begränsningar och kommunen hade 6500 beställare vilket innebar problem med informationsspridning och kompetensutveckling inom området
”Det är hopplöst för oss som jobbar med upphandling och inköp att lära 6000 att handla rätt. Anbudsgivarkretsen gav anbud på kontorsvaror de sedan inte hade för avsikt att leverera! Ett pärmexempel – 65 öre för en pärm vid avtal och 59,50 när kommunens anställda (6 500) ringer och ska handla.”
Resultat av förstudie
Luleå Kommun beslöt att byta e-handelssystem – de fanns från 1998 och framåt, 3-4 år sedan – man insåg att man skulle byta. Har Raindance som ekonomisystem, använder Intrade som e-handelssystem.
Man beslöt sig för en stor utbildningsinsats för att öka medvetenheten kring vad som händer om vi köper rätt saker.
En ny inköpsorganisation implementeras med beslut kring vem på förvaltningarna som ansvarar för inköp.
”Vi har alltid haft stöd från förvaltningsledningen, det har varit många hårda ord på vägen – det är svårt att ändra en kultur som funnits länge.”
”Inköpsavdelningen består av 9 personer, 6500 låg och kommunicerade med oss, fullständigt orimligt – mer att kommunicera vad man ska göra i olika situtioner. För att få ordning måste alla förvaltningar skapa en egen inköpsorganisation. Folk som ska jobba med inköpsprocesser på heltid.”
Inköpsprocesserna har man arbetat med nästan helt digitalt, hämtar upphandlingsmaterial på hemsida etc – all information finns med digitalt.
Den nya inköpsorganisationen
Ny inköpsorganisation med 5 upphandlare, 1 systemförvaltare och 1 systemsupport fakturadelen. Alla förvaltningar har utsett inköpssamordnare som i sin tur utser behöriga beställare. ”Inte vars och ens rätt att handla idag i Luleå Kommun, de som kan ska göra det.” Inköpssamordnare är idag nyckelpersoner.
Resultat
Större fokus på ramavtalstrohet med två konkreta mål för 2010 och 2011:
”Internkontroll 2010: (enbart kontorsmaterial) Säkerställ att köptroheten till kommunens ramavtal är hög” samt ”Styrkortsmål 2011: (där kommer 2010 att jämföras, rapporteras till respektive förvaltningsnämnd och även i årsbokslut) Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med 2010”
Vad händer nu?
- Implementering av ny inköpsorganisation – nya roller och mål att ytterligare minska antalet beställare.
”Idag är 17 eller 19 ramavtal klara, vi kommer inte längre med SFTI (svensk standard för offentlig sektor red.anm.). Det behövs en ny teknik som Sveorder och WebEDI.”
- Utveckling av informationskanaler, ny ramavtalskatalog, nytt intranät, ny inköpshandbok
”Inte alltid lätt att göra rätt!”
- Utveckling av uppföljningsverktyg för att förbättra och förenkla tillvägagångssätt och spridning av information
Uppföljningsområden
- Inköps beteende
- e-handel
- Upphandlingsstöd
”Under processkartläggningen av hela organisationen, kunde jag inte i vildaste fantasin ha trott att upphandling inte var vår huvuduppgift. Upphandling är ett stödprojekt liksom att stödja våra kunder i organisationen. Vi arbetar på ett nytt sätt att se på inköp som en försörjningsprocess.”
Utmaningar i projektet
- e-handelssystemet ger mer central administration (för många beställare?) – begränsar antalet användare
- Låg datavana hos behöriga beställare – många utan datavana! Det är inte de som ska köpa i systemet.
Förvaltningarna har många inaktiva behöriga beställare. Denna fråga har behandlats olika av förvaltningarna; någon har minimerat antalet beställare till 19 medan en annan har utbildat 200 beställare. I det senare fallet kan konstateras att enbart 20-30 stycken faktiskt har beställt i systemet vilket höjer frågan om hur effektivt det är att utbilda så många.
”Inköpsbeteende och kultur är vår största utmaning!”
Slutsats
Vad kan vi spara?
25 000 0000 kr!
Hur?
Genom ramavtalstrohet, hämtköp och fakturahantering
”e-faktura har vi arbetat med, vi slipper skanna 50% av fakturorna, detta är ett delprojekt i projektet, att ansluta leverantörerna e-fakturamässigt.”
Följdrågor till Jerry:
Fem bästa tips för de som vill effektivisera sin inköpsorganisation?
- Se till att ha kommunledningen är med på tåget – politiker som tjänstemän!
- Kommunicera mera – få alla att förstå varför vi ska göra detta? Fokusera på verksamhetsfrågor inte systemlösningar
- Låt de berörda känna sig delaktiga – lyssna lyssna lyssna!
- Minimera antalet beställare – öka kunskapsnivån!
- Gör uppföljningen enkel, tydlig och synlig
Hur ska ett företag kunna undvika att leverantörer säljer in sig själva genom lågapriser på enskilda varor för att sedan ta ockerpriser på andra varor?
Vi ställer krav på att den största andelen av det försålda sortimentet ska vara från det upphandlade nettoprissatta sortimentet. Om vi har ett annat köpmönster ansvarar leverantören för att uppmärksamma detta och byta ut eller lägga till artiklarna. Dessutom kan våra behöriga beställare se i e-handelssystemet vilka artiklar de ska köpa för att handla rätt – de är uppmärkta med ”blå bollar”. Därför säger vi ofta att de ska ”jaga blå bollar” när de handlar!
Under konferensen nämndes att det är svårt att hantera tjänster i systemen och att den största delen inköp handlar om just tjänster – vad anser du om detta?
Tjänster är en svår nöt att knäcka då de kan vara svåra att definiera på samma sätt som en artikel. Just därför är det viktigt att systemleverantörerna fokuserar på andra tekniker än SFTI och gör systemen mer flexibla för andra lösningar.
Att tillåta ett fåtal eller alla att beställa verkar vara en knäckfråga – hur anser du att man ska resonera kring den frågan?
Inköp är en viktig strategisk funktion där man ska nyttja skattemedel på bästa sätt och samtidigt följa de regelverk som finns. Därför fungerar det inte att alla kommunanställda ska ha rätt att göra inköp. Kunskapsnivån blir för låg och många gör inköp på samma sätt som de skulle gjort privat. Kommunen måste bli mer professionell i sitt sätt att hantera inköp – därför ska antalet beställare begränsas och kunskapsnivån höjas.
Många upplever leverantörsaktivering vid e-faktura som ett stort problem – hur har ni gått tillväga när ni anslutit leverantörer?
Vi öppnade flera olika ingångar för företag att skicka Svefakturor eller Fulltextfakturor. Samtliga leverantörer som skickar fler än 30 fakturor per år har fått brev och har blivit kontaktade. De med stora mängder fakturor har bearbetats ännu mer vid behov och vi har försökt få dem att skicka fakturor på det för oss billigaste sättet. Om behov funnits att gå igenom leverantörens kundlistor för att säkerställa att det bara finns korrekta referensnummer, kan detta ibland vara betungande. Arbetet med själva anslutningen, beror på vilken ingång som används, men är inte betungande.
Det har länge varit ett stort fokus på fakturaflöden och e-faktura där fokus legat på ekonomiavdelningen – hur har ni samarbetat med ekonomiavdelningen i processen inköp-till-betalning?
Vi har ett mycket bra samarbete med vår systeravdelning Budget- och redovisningsavdelningen, där vi ansvarar för hela processen även om vissa delar av systemstödet ligger på ekonomi. Vi ser det som en styrka att vi har en sådan bra relation mellan ekonomer och inköpare!
Se även:
Jerry och Luleå Kommun i Luleå Kommun Upphandling24
Sigtuna Kommuns väg mot effektivare inköp och fakturahantering
Lär av dina kollegor i övriga Norden:
Trondheim Kommun delar med sig av sina erfarenheter
TIEKE siar om utmaningar och möjligheter inom e-businessområdet i Finland
